Dalam transaksi pembelian di apotek, pembeli biasanya menerima bukti pembayaran dari penjual. Ada yang menyebutnya faktur pembelian, namun ada juga yang menyebutnya nota. Sebenarnya apa sih bedanya faktur dengan nota? Artikel ini akan menjawab pertanyaan itu. Yuk, simak penjelasannya di bawah ini.
Pengertian Faktur Pembelian
Faktur adalah dokumen transaksi yang berisi catatan penjualan yang diberikan kepada pembeli dan dibuat oleh penjual. Secara sederhana, faktur adalah dokumen yang membuktikan adanya transaksi dimana dokumen tersebut berisi informasi tentang pesanan, seperti alamat, nama, tanggal, nomor pesanan, detail barang yang dipesan, hingga total harga.
Informasi di atas bukanlah informasi mutlak yang tercantum dalam faktur. Biasanya informasi tersebut disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Faktur biasanya dibuat dalam tiga rangkap.
Salinan pertama umumnya berwarna putih dan diserahkan kepada pembeli. Selanjutnya salinan kedua akan disimpan oleh penjual setelah ditandatangani oleh pembeli, selanjutnya akan digunakan sebagai lampiran pada saat penagihan. Kemudian salinan ketiga, biasanya disimpan di buku faktur penjual.
Di Apotek, dengan adanya faktur pembelian obat ini, pihak penerima dapat mengecek apakah obat yang dikirimnya sudah sesuai dengan pesanan. Selama proses pengiriman, kami tidak mengetahui apakah kiriman tersebut utuh atau ada perubahan seperti jumlah atau jenisnya.
Untuk pembelian obat-obatan, terutama saat menerima fakur pembelian, kita bisa mengetahui tanggal kadaluarsanya. Karena dengan adanya faktur pembelian, maka mudah untuk dilacak dan dapat langsung melaporkannya ke pihak penjual.
Contoh faktur pembelian biasanya terdapat tiga lembar, masing-masing lembar untuk penjual, pembeli, dan disimpan dalam buku. Jadi berbeda dengan bukti jual beli nota yang hanya memiliki dua lembar.
Pengertian Nota
Nota adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan barang yang dilakukan secara tunai. Biasanya, nota dibuat dalam dua rangkap. Salinan lembar pertama diserahkan kepada pembeli, sedangkan lembar kedua disimpan oleh penjual untuk arsip atau bahan pencatatan dalam laporan keuangan perusahaan.
Nota juga dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu nota debet dan nota kredit. Nota debet adalah bukti transaksi atas kegiatan pengiriman kembali barang yang telah dibeli, namun sebagian barang dikembalikan karena pesanan yang tidak sesuai, rusak, atau cacat.
Barang yang dikembalikan harus disertai nota debet yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan kepada penjual. Sedangkan nota kredit adalah bukti penerimaan barang yang telah dijual secara kredit.
Jadi, barang cacat atau rusak yang diterima pembeli kemudian dikembalikan beserta nota debet, akan ditanggapi dengan nota kredit. Selain itu, nota kredit bisa diartikan sebagai pengurangan harga faktur atas ketidaksesuaian pesanan.
Setelah nota debit diterima oleh penjual, penjual akan mengirimkan nota kredit kepada pembeli dengan perincian yang diperbarui.
Pada umumnya informasi yang terdapat dalam nota kredit adalah nomor nota, alamat perusahaan, tanggal transaksi, nama dan alamat pembeli, total harga, dan nama penjual. Sama seperti nota debet, keterangan atau informasi yang terdapat pada nota kredit juga disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Memiliki fungsi yang sama penting, keberadaan nota juga sangat diperlukan dalam bisnis apotek seperti bisnis umum lainnya. Nota apotek ini tidak jauh berbeda dengan kebanyakan nota pembelian lainnya.
Contoh Nota apotek, harus terdapat informasi jumlah barang yang dibeli konsumen, nama barang, harga satuan barang, harga total per barang, dan total jumlah barang.
